Para saber se seu cartório está se desenvolvendo de forma saudável e caminha para o sucesso, é importante que seu desempenho e resultados sejam medidos sistematicamente. Para isso, os indicadores de performance são grandes aliados do gestor. Por meio de técnicas, estratégias ou ferramentas é possível que o gestor faça análises e obtenha informações detalhadas sobre o andamento da serventia em aspectos específicos. Este tipo de aplicativo é alimentado por informações de forma automática e autônoma.
Bem diferente da maioria das ferramentas de produtividade, que fazem apenas a gestão e o compilado das informações, possibilitando a reunião de metas e projetos, controle do tempo, fluxo de trabalho e tarefas. No entanto, esse tipo de sistema na sua maioria não gera relatórios em dashboards, não faz análises qualitativas e quantitativas nem gera gráficos de tendências. Sua função é apenas organizar os dados, agendar a criação de uma tarefa ou periodicidade de uma ação, acompanhar as atividades dos escreventes, o volume de trabalho para cada funcionário e controlar os prazos. Tudo isso na grande maioria das ferramentas é de forma manual e com a necessidade de alimentar o sistema a todo o momento.
Já os indicadores são medidas calculadas de desempenho e são compostos pelo conjunto de diferentes métricas – que são as medidas brutas, atômicas e de composição simples, como formatos de valores e quantidades. Quando utilizados na gestão do cartório oferecem a seu gestor uma visão mais exata para avaliar uma situação e sua evolução histórica. Funcionam como indícios para saber se tudo está correndo bem e se os objetivos almejados foram ou estão sendo alcançados.
Dessa forma é possível confrontar dados quantitativos com dados qualitativos e obter insights mais detalhados a respeito de comportamentos, tendências e resultados, permitindo a antecipação de problemas e a rápida tomada de decisão para a sua correção. Afinal, tudo que pode ser medido, pode ser melhorado.
Por isso, ao escolher a melhor solução de gestão para seu cartório, pense na efetividade e nos resultados que busca. Análises confiáveis e gráficos qualitativos são as melhores ferramentas para aqueles que buscam eficiência e otimizar seus lucros. Neste caso, indicadores de performance entregam relatórios e resultados confiáveis, que podem tornar qualquer cartório líder em seu segmento.
*Joelson Sell é sócio e fundador da Escriba. Diretor de negócios e expansão. Formado em Gestão Comercial pela UNOPAR. Colunista do Jornal do Notário, revista do Colégio Notarial seção São Paulo.
