Com a legislação atual envolvendo os cartórios e a necessidade de investir em sistemas informatizados e na segurança de dados, a área de TI acabou ganhando bastante relevância no cotidiano dos serviços notariais. Nesse contexto, é fundamental que se faça uma análise das ferramentas necessárias para agregar na gestão e para a operação dos cartórios.
O primeiro passo para ter sucesso na gestão das informações do seu cartório é verificar os softwares que estão sendo utilizados ou que precisam ser indicados, assim como os equipamentos que necessitam de atualização. As atualizações na parte de tecnologia, por sua vez, devem ser analisadas e priorizadas para que os cartórios atendam à legislação envolvendo a informatização de seus processos e atendimento e também para garantir a segurança da informação e da gestão de dados das serventias.
As características do uso da tecnologia pelos cartórios e o Provimento nº 74
A tecnologia é um elemento obrigatório nos cartórios como apoio para os serviços prestados e também para a gestão das informações e dos dados das serventias. Esse assunto inclusive rendeu o Provimento nº 74 da Corregedoria Nacional de Justiça que, no documento, dispõe sobre “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”.
Equipamentos e softwares começaram a ser utilizados nos cartórios com o objetivo de proteger dados confidenciais e evitar possíveis vazamentos. Para isso, existem algumas medidas como o uso de softwares antivírus ou de softwares jurídicos especializados, os quais já preveem na sua estrutura de funcionamento a segurança dos dados dos cartórios.
Considerando que para os cartórios a tecnologia está, diretamente, relacionada ao conjunto de dados de cada indivíduo e seu patrimônio, a segurança desses dados e das informações a eles relacionados necessita de técnicas que permitam preservar o valor que possuem, em especial a confidencialidade, integridade e sua disponibilidade, o que sem tecnologia torna-se impossível.
Como a preocupação com a segurança de dados aumentou nos cartórios
Antes das diretrizes da Corregedoria Nacional de Justiça que comentei antes, a preocupação com a segurança das informações era menor do que agora. Embora o registrador estivesse preocupado com eventuais vírus que pudessem danificar arquivos do acervo da serventia – como por exemplo o Ransomware, se trabalhava, basicamente, com um firewall de rede, aplicando-se uma política de segurança apenas a determinados pontos, o que atualmente não é o suficiente.
Com o Provimento nº 74, válido desde o dia 31 de julho de 2018, os cartórios passaram a adotar novas medidas para aumentar a segurança da informação. O registrador passou a se preocupar não apenas com um simples vírus que, potencialmente, poderia danificar arquivos do acervo, mas também com o constante risco de furto de dados da serventia. Isso só pode ser controlado, naturalmente, com a inserção de tecnologias de segurança das informações.
Outra medida de segurança comumente adotada pelos cartórios é o firewall, que é um dispositivo que monitora o tráfego de rede na entrada e na saída de dados e determina se ele irá permitir ou bloquear tráfegos específicos, baseados nas normas de segurança do cartório. Uma das vantagens desse dispositivo é que ele ajuda a evitar o sequestro de dados das serventias.
O backup também é outro sistema de proteção de extrema importância para os cartórios – tanto que faz parte das exigências citadas pelo Provimento nº 74. Ele caracteriza-se pela cópia de dados programada e realizada por uma ferramenta de armazenamento, com o objetivo de restaurar os dados caso os equipamentos originais que guardam essas informações passem por alguma avaria.
O que levar em consideração nos seus investimentos em segurança da informação
Em termos de segurança da informação, existem alguns conceitos que devem ser considerados pelos cartórios. Embora estejamos tratando de um serviço público, ao qual aplica-se o Princípio da Publicidade, é necessário que haja conscientização de que a publicidade registral não se confunde com acesso integral e ilimitado aos dados pessoais dos indivíduos que usam o serviço. Dessa forma, respeitados os princípios registrais, os cartórios devem garantir a confidencialidade e a integridade de todas as demais informações dos indivíduos que usam os seus serviços.
Outro item essencial que deve ser bem avaliado pelos cartórios para a segurança das informações é o investimento em um banco de dados. É nele que serão guardadas todas as informações do cartório, por isso é fundamental que se invista em uma ferramenta de qualidade e com amplo espaço para armazenamento, garantindo o desempenho dos sistemas e também a segurança das informações.
O investimento em tecnologias para a segurança das informações nos cartórios certamente é necessário, pois, como já exposto, a preocupação atual não está somente em proteger os dados da serventia de eventuais vírus que possam danificar arquivos do acervo, mas também evitar o furto de dados. Embora não seja barato, a adoção da política de segurança de informações nas serventias não é um custo que onere, demasiadamente, o serviço.
Todas as medidas que citei acima servem para proteger os dados e as informações dos cartórios. Tendo em vista que os serviços de notas e registros vêm se destacando e recebendo o reconhecimento da população pela eficiência, eficácia e segurança nas informações que conferem aos atos praticados, o investimento em tecnologias de segurança de dados só tem a agregar confiança aos cartórios.
Cícero Trichês é sócio e fundador da Alkasoft, empresa que há 25 anos desenvolve soluções para cartórios.
